Izveidojiet savu CV 15 minūšu laikā
Mūsu bezmaksas prasmīgi izstrādātu CV veidņu kolekcija palīdzēs jums izcelties no pūļa un tikt soli tuvāk jūsu sapņu darbam.
Šajā rakstā apskatīsim 5 galvenos principus, kā veidot profesionālus darba e-pastus, kas uzrunā adresātus un veicina pozitīvu rezultātu – neatkarīgi no tā, vai piesakies vakancei, jautā par darba iespējām vai nosūti papildinātu CV.
Raksta galvenie akcenti:
- Skaidra un mērķtiecīga e-pasta tēma palīdz saņēmējam ātri saprast ziņas būtību un prioritāti.
- Pareizi izvēlēta sasveicināšanās un profesionāls tonis veicina cieņpilnu, uzticamu komunikāciju.
- Struktūrēts un kodolīgs saturs ar visām būtiskajām detaļām padara e-pastu viegli uztveramu kā arī efektīvu.
- Profesionāli noformēts noslēgums ar skaidri formulētu sagaidāmo darbību nostiprina pozitīvu pēdējo iespaidu.
1. Lieto skaidru un precīzu e-pasta tēmu
E-pasta tēma ir pirmais, ko saņemējs pamana. Tās kvalitāte nosaka, vai Tavs e-pasts tiks atvērts uzreiz, atlikts līdz brīdim vēlāk, vai arī uz visiem laikiem noignorēts. Precīza un informatīva tēma uzreiz rada profesionālu iespaidu kā arī ļauj adresātam saprast, par to, ka un kas gaidāms, vēl pirms atvērt saturu
Svarīgākie ieteikumi:
- Norādi konkrētu tēmu, kas skaidri atspoguļo e-pasta saturu un paredzēto darbību.
- Ja iespējams, iekļauj atslēgvārdus, kas palīdz adresātam ātrāk kategorizēt ziņu.
- Piemini termiņu, ja tas ir būtisks – piemēram, "Līdz 12. maijam" vai "Steidzami – nepieciešama apstiprināšana".
- Esi lakonisks – tēmai jābūt informatīvai, bet ja iespējams īsai (ideāli – līdz 8–10 vārdiem).
- Pielāgo tēmu e-pasta kontekstam – ja tas ir turpinājums sarunai, lieto "RE:" tikai ar jēgu, nevis automātiski.
Kas noteikti NAV jādara e-pastu tēmas veidošanā
Pirms pieskaries “Send”, pārliecinies, ka rindiņa “Subject” nesatricinās adresātu ar pārlieku agresīvu formu vai pilnīgu tukšumu. Zemāk esošais “melnā saraksta” saraksts palīdz izvairīties no biežākajām kļūdām, kas var būt par iemeslu, ka tavs e-pasts nonākt ignorēto vai pat spam mapē:
- Neraksti tēmu ar visu CAPS LOCK (piemēram, "SVARĪGI" izskatās uzbāzīgi un nepieklājīgi).
- Neizmanto izsaukuma zīmes tēmas beigās ("Steidzami! Pieteikums!").
- Neatstāj tēmas lauku tukšu – tas var radīt aizdomas par surogātpastu.
- Neizmanto neskaidrus vai arī mulsinošus izteicienus ("Svarīgas ziņas par nākotni").
Šādi neskaidri formulējumi rada nevajadzīgu neskaidrību attiecībā uz to, kādu rīcību saņēmējs sagaida. - Neiekļauj veselu e-pasta tekstu tēmas laukā – tam jābūt īsam un mērķtiecīgam.
Tēmai kopā ar ievada tekstu jāveido skaidru priekšstatu par e-pasta mērķi vēl pirms satura atvēršanas.
Piemēri:
2. Sāc ar pieklājīgu sasveicināšanos pēc etiķetes un pielāgo uzrunu
E-pasta sākums veido pirmo iespaidu par tevi kā komunikatoru. Pareizi izvēlēta sasveicināšanās rada cieņpilnu, profesionālu toni un uzlabo turpmāko sarakstes plūsmu. Neatkarīgi no tā, vai e-pasts ir īss, nekad nesāc bez pieklājīgas uzrunas, kas nav pieņemami profesionālā vidē, jo to var uztvert kā steidzīgu vai nerespektējošu.
Svarīgākie ieteikumi:
- Izvēlies piemērotu sasveicināšanos atkarībā no tā, cik formāla ir situācija: “Labdien” formālākām sarakstēm, “Sveiki” – ikdienišķākai komunikācijai.
- Vienmēr norādi adresāta vārdu (vai vārdu un uzvārdu), ja tas ir zināms – saņēmējam ir tiesības sagaidīt personisku un precīzu uzrunu.
- Oficiālākās situācijās izmanto pilnu uzrunas formu, piemēram, “Cienījamā Zane Kalniņa,”.
- Ja nezini, kam tieši raksti (piemēram, vispārīgs info e-pasts uzņēmumam), izmanto neitrālu uzrunu: “Labdien,” vai “Sveiki,”.
- Grupas e-pastiem (vairākiem adresātiem) lieto “Labdien, kolēģi,” vai “Sveiki, visi,”.
Kas noteikti NAV jādara uzrunas daļā
Pat precīzs saturs neglābs e-pastu, ja jau pirmajā rindā radīsi neveiklu vai nepieklājīgu iespaidu, īpaši, ja adresāts ir personāla speciālists vai potenciālais darba devējs; ņemot vērā šo risku, vēstule var tikt noraidīta, pirms saņēmējs paspēj apskatīt pielikumus. Saskaņā ar labas biznesa komunikācijas vadlīnijām, zemāk pieci biežākie “klupšanas akmeņi”, no kuriem ieteicams izvairīties:
- Neuzsāc e-pastu bez nekādas sasveicināšanās – tas šķiet steidzīgs jeb nolaidīgs.
- Nepārej uz pārāk draudzīgu jeb brālīgu toni (piemēram, "Čau" jeb "Sveiciens!"), ja vien tas nav saskaņots ar uzņēmuma kultūru.
- Neizraksti tikai uzvārdu bez titula ("Kalniņ!"), ja raksti pirmo reizi un vai oficiālā kontekstā.
- Neizvēlies uzrunu, kas neatbilst situācijai – piemēram, formāla satura e-pastā sākt ar "Sveikiņi,".
- Neizmanto kolektīvu uzrunu bez adresāta skaidrības, ja e-pasts ir vērsts uz konkrētu personu.
Piemēri (darba pieteikumu un CV kontekstā)
Grupas komunikācijai (HR kā arī komandas adrese):
3. Esi kodolīgs, bet sniedz visu nepieciešamo informāciju
E-pastiem, kuros sūti CV, pieteikuma vēstuli kā arī precizē jautājumus par vakanci, ir jābūt skaidriem un mērķtiecīgiem, lai personāla speciālists jau pirmajā lasījumā saprastu, kāda darbība no viņa tiek gaidīta. Labs kandidāta e-pasts ir īss, bet satur visu, kas vajadzīgs atlases lēmumam - tā tu izvairīsies no liekas “ping-pong” sarakstes un parādīsi, ka protu strādāt ar informāciju.
Svarīgākie ieteikumi:
- Pirmajā rindkopā pasaki galveno: piemēram, “Pielikumā sūtu savu CV un pieteikuma vēstuli vakancei ‘Mārketinga speciālists’.”
- Izkārto informāciju loģiskā secībā: vispirms pieteikuma būtība, tad praktiskās detaļas (vēlamais sākuma datums, iespējamais intervijas laiks u. tml.).
- Norādi termiņus vai sagaidāmos soļus: “Būšu pateicīgs par atgriezenisko saiti līdz 5. jūnijam, lai varētu plānot nākamos atlases posmus.”
- Lieto īsas rindkopas (2–4 teikumi) un, ja nepieciešams, numurē punktus (piem., prasītie dokumenti 1‒2‒3).
- Samazini lieko fonu: nav jāatkārto darba sludinājumā jau minētais, t.i., koncentrējies uz to, ko tieši piedāvā un ko lūdz no HR komandas.
Kas noteikti NAV jādara, rakstot e-pasta saturu
Personāla atlases speciālisti nereti izdzēš pieteikuma epastus, kas ir grūti lasāmi vai nesaprotami, tāpēc skaidrs, strukturēts teksts ir tieši tikpat svarīgs kā tavs CV un motivācijas vēstule. Lai tavs darba pieteikums nekļūtu par “dzēstais” upuri, izvairies no šīm biežākajām kļūdām:
- Neraksti vienā milzīgā blokā bez rindkopām – tas apgrūtina lasīšanu un saprašanu.
- Neatstāj saņēmēju minēt par savu galveno vēstījumu skaidri uzraksti, kas attiecas uz šo ziņu un tās būtību.
- Neuzskaiti vairākus jautājumus vienā garā teikumā bez loģiskas atdalīšanas.
- Neievieto nesvarīgu informāciju pašā sākumā - būtiskākais, kas ir jāzina saņēmējam, jāparāda uzreiz.
- Nepieļauj, ka e-pastam jālasa vairākas reizes, lai saprastu, ko Tu vēlies.
Piemērs intervijas apstiprinājums personāla speciālistam
✅ “Labdien, rakstu saistībā ar plānoto darba interviju 15. maijā. Lūdzu, apstipriniet, lūdzu:
- Vai intervija notiks attālināti vai klātienē biroja adresē K. Barona 10?
- Vai jāņem līdzi izdrukāta CV versija un sertifikāti, vai pietiek ar elektronisko portfolio?”
Cits piemērs CV un motivācijas vēstules iesniegšana
✅ “Sveiki, vēlos precizēt šādus jautājumus pirms galīgās pieteikuma nosūtīšanas:
- Vai atjaunināto CV jāiesniedz PDF formātā līdz ceturtdienas, 25. maija, pulksten 17.00?
- Vai motivācijas vēstulē jāiekļauj arī īss apraksts par maniem iepriekšējiem freelancing projektiem, kā ieteica intervijas laikā?”
4. Saglabā profesionālu toni pa e pastu
Kad raksti e-pastu par atlases procesu, testu rezultātiem vai algu sarunām, mierīgs un lietišķs tonis palīdz saglabāt pozitīvu iespaidu gan par tevi, gan par potenciālo darba devēju. Emocionāla vai pārlieku ultimāta izteiksme var sabojāt attiecības, samazināt izredzes uz nākamo kārtu un pat ietekmēt tavu reputāciju CV datubāzēs. Profesionāls tonis parāda tavu spēju kontrolēt emocijas, fokusēties uz risinājumiem un veidot ilgtermiņā vērtīgas kontaktpersonas.
Svarīgākie ieteikumi
- Sāc ar pieklājīgu uzrunu pat tad, ja raksti par nepatīkamu situāciju.
- Izvairies no personiskām apsūdzībām vai emocionāliem izteicieniem.
- Apraksti faktus: kas notika, kā tas ietekmē tavu kandidēšanas gaitu, kādu risinājumu piedāvā.
- Piedāvā konkrētus nākamos soļus, piemēram, papildu dokumentu nosūtīšanu vai jaunu intervijas datumu.
- Ja jūti spriedzi, sagatavo melnrakstu, paņem 15 minūšu pauzi un pārlasi to ar svaigu skatienu.
- Vajadzības gadījumā pārraksti vēstuli neitrālākā, lietišķākā formā.
Kas noteikti NAV jādara konfliktu situācijās
Pat situācijā, kad atlases process ievelkas vai saņem negatīvu atbildi, emocionāls uzbrukums var sabojāt tavu reputāciju kandidātu datubāzēs un tikt pārsūtīts citiem personāla vadītājiem. Pirms sūti asu vēstuli, atceries, ka darba tirgus Latvijā ir salīdzinoši neliels un profesionāla attieksme ļauj saglabāt durvis atvērtas arī nākamajām iespējām.
- Nelieto sarkasmu vai ironiju, piemēram, “Paldies par vēl vienu vilšanos”.
- Neuzbrūc personīgi; koncentrējies uz situāciju, nevis uz cilvēku.
- Neizmanto absolūtus vārdus, piemēram, “vienmēr”, “nekad”, “katastrofa”, jo tie saasina toni.
- Nenosūti vēstuli uzreiz dusmās; pagaidi, pārdomā un izlasi vēlreiz.
- Neizmanto ultimātu stilu, piemēram, “Ja nesaņemšu atbildi tūlīt, publicēšu negatīvu atsauksmi”, ja iepriekš neesi mēģinājis vienoties.
Piemēri:
Nepiemēroti:Nepiemēroti:
Profesionāli:Profesionāli:5. Pabeidz ar skaidru noslēgumu un pieklājīgu nobeigumu
E-pasta nobeigums ir pēdējā daļa, ko saņēmējs izlasīs – tāpēc tas būtiski ietekmē kopējo iespaidu ap Tavu profesionalitāti un komunikācijas prasmi. Labi noformēts noslēgums palīdz pēc iespējas ātrāk skaidri pateikt, ko Tu sagaidi, kā arī nostiprina cieņpilnu un uzticamu attiecību pamatu.
Svarīgākie ieteikumi:
- Skaidri norādi nākamos soļus vai darbību, ko gaidi no saņēmēja.
- Izvēlies pieklājīgu nobeiguma frāzi, kas atbilst sarakstes tonim.
- Izvairies no pārāk formāliem vai pārāk familiāriem noslēgumiem – saglabā profesionālu līdzsvaru.
- Vienmēr pievieno savu pilnu kontaktinformāciju (amats, tālrunis, e-pasts).
- Pat ja vēstule bija saistīta ar steidzamu jautājumu, pieklājīgi atgādini tās termiņu.
Kas noteikti NAV jādara e-pasta nobeigumā
Darba pieteikumu sarakstē tieši nobeigums atstāj “pēdējo noti”, ko atceras HR speciālists, tāpēc paviršs vai tukšs noslēgums var likt tavam CV pazust kaudzē ar citiem. Saglabā profesionālu rāmi un pārliecinies, ka adresātam skaidri redzams, kā ar tevi sazināties un kāds ir nākamais solis.
- Neatstāj nobeigumu tukšu – vienmēr pievieno pieklājīgu frāzi un parakstu vienalga vai epasts ir īss.
- Nepabeidz saraksti ar pavēlošām vai uzstājīgām frāzēm ("Atbildiet nekavējoties!").
- Neizmanto pārlieku neformālas atvadas darba e-pastos ("Čau!", "Bye-bye!", "Paldies, skatos uz priekšu!").
- Neaizmirsti pievienot kontaktinformāciju – tas liecina nepabeigtību vai sasteigtu komunikāciju.
Piemēri:
Formālāks pieteikuma e-pastsPaldies, ka apsverat manu pieteikumu. Lūdzu, apstipriniet CV un motivācijas vēstules saņemšanu līdz 12. maijam.
Ar cieņu,
Jānis Bērziņš
Kandidāts uz mārketinga projektu vadītāja amatu
janis.berzins@email.com · +371 22222222
Draudzīgāka saziņa ar personāla speciālistu)Gaidīšu Jūsu atsauksmi par pievienoto CV tuvāko dienu laikā.
Paldies un uz drīzu saziņu!
Ar cieņu,
Laura Ozoliņa
Papildu laba prakse:
- Ja e-pasta sarakste turpinās vairākās vēstulēs, nobeigumā vari pievienot frāzi kā "Gaidu Jūsu atbildi" vai "Ja nepieciešama papildu informācija, droši rakstiet".
- Arī situācijā kad e-pasts ietver pievienotus dokumentus, atceries to pieminēt arī nobeigumā ("Pielikumā pievienoju nepieciešamos dokumentus").
